新ＯＡシステムに関する会員の皆様からのご意見とその回答
【Ｄ部門　堀　洋一　氏】　
No. ご意見 回答
1 この新ＯＡシステムは今年新しく設けられた「OA更新推進委員会」にて検討をし，いまゴーサインを出そうとしているものであり，かかる費用は8000万円〜１億円いう大きな額である。その理解でよいか。 昨年度の経営改革特別委員会の報告書（概要は電学誌7月号参照）にあるように新OAシステム導入のゴーサインは既に出されています。
・現行のOAシステムに対し事務局内調査を行った上，課金，ポイント制の導入など会員サービスおよび，業務効率向上の観点からコンサルティングを実施し購入仕様書（RFP）を作成しました。
・RFPを基に競争入札とシステム構築の提案書の公募を行い，提案書から業者3社を選定しプレゼンおよび選考評価を実施しました。
・選考評価の結果は理事会に諮り，発注業者（日立情報システムズ）を決定しました。
・本年度はＲＦＰと要件定義の差異などを検討しながら新システムの仕様の最終化を9月末までに実施し，2005年5月末のシステム完成を目指します。　
2 従って決して無駄な投資になることのないよう，電気学会の総力を結集し，理事会などの責任ある監視のもと，「OAシステム更新推進委員会」においては細かい点についても，企業丸投げではなく十分な議論をしてあたっていると理解してよいか。
3 構築をした後の毎年の保守計画，費用見積もりなどはどうなっているのか。 従来システムでの経験と新ＯＡシステムとしての適正な保守条件を詰めた上で，保守契約内容と運用費用を最終決定いたします（平成16年度中）。
4 論文査読システムは含まれていないが将来ともそうなのか。JSTのシステムが有効に機能せず，学会で準備する必要が生じた場合は，どのくらいの費用を見込んでいるのか。 ＪＳＴのＪ-ステージにおいて構築されるシステムの中で電子投稿，電子査読システムを適用する方向でいるため,今回の計画では除外しています。しかし，JSTのものが適用困難と判明（平成16年度中は優先した学会向けに構築中）次第，対応を考えたいと存じます。
5 本システムは本部事務が主に見えるが，部門や支部へのメリットはなにか。そもそも使用可能な仕様になっているか。 会員サービス向上を志向した機能に記載した通りのメリットを追及しています。
業務効率の向上は部門，支部のメリットにも間接的に結びつくと考えています。
6 役員，委員からみたメリットはなにか。たとえば，会議で配布される添付資料なども含め，上の委員会の報告を下に伝えていく作業は簡単になるのか。大きな添付ファイルを送ることはもはや時代遅れと思われるので，適切にダウンロードできるようになっているか。 各会議体で配布された資料をWeb上よりアップロード，ダウンロードし関係者が閲覧できるシステムとなっています。
ただし，アップロードや運用は各会議体に一任して行うことになります。
なお，標準化関連の会議体については，IEC文書の著作権，セキュリティー面での課題があるため，今回は使用しないことにしています。
7 Ｄ部門ではいろいろな組織改善をしている。本部においてもこの種の組織変更は必至であろう。そういった変更に柔軟に対応できるようになっているか。 現在の組織体制を基本体系とし，会員，委員会，研究会などを管理する面からOAシステムを構築していますので，体系内での組織変更であれば柔軟に対応可能と考えています。
8 普通の委員や年輩の事務局員でも抵抗なく使いやすいシステムになっているか，といったマンマシン系の配慮は十分なされているか。 基本的操作をやさしく，かつ簡便にすることを基本姿勢にユーザの利便性（画面の統一性，操作説明文の表示　など）を考慮して設計しております。
9 仕様書は非常に細かく膨大なので，直接全容を理解するのは普通の会員にはきわめて困難である。直接配布するもの以外に，「OAシステム更新推進委員会」は，この要件定義書の【概要】あるいは【こころ】のようなものを一般向けに，つまり，もっとわかりやすく導入のメリットや必要性を説明してほしい。 学会のHP上に新システムにおける会員のメリットや業務の効率化などにつき要約版を掲載しシステムのイメージ図，システム完成までのスケジュールなどを表示していますのでご高覧下さい。
今後，新ＯＡシステムを紹介する記事の作成を検討してまいります。
10 学会のホームページ上にはＦＡＱなども作って，会員が実感できるメリットを説明し，この莫大な予算をかける事業への理解を得るための説明をしてほしい。 寄せられたご意見に要旨が盛り込まれているため，今回の問答集をベースにFAQとし公表し，今後充実していきます。
11 こういう大きな予算については，よく目立つようにＨＰや学会誌に載せて，しかるべき人がわかりやすい記事を書くなりして透明性を確保してほしい。 今後一層広報にも努めてまいります。
12 本来の目的である経費節減について，ほんとうに経費節減になるのか，経費はかかるが便利になるというスタンスなのか，などというもっとも基本的な目的が達成できる見込みなどを説明していただきたい。 相応の経費はかかりますが，ＩＴ化時代に遅れをとらずに会員サービスや事務業務効率向上が図れるものと確信しております。下記の項目ごとに所期の目的は達成される見込みであります。
  1. 会員サービスの向上に向けたIT活用システムの構築
  2. 事務局業務の効率向上
  3. 課金システム，ポイント制導入など，運営基盤強化に向けたシステム構築
  4. ハード，ソフトウエアの稼働能力の限界到来に伴うシステムの入れ替え
【東北支部】　
No. ご意見 回答
1 ＯＡ化推進によって，本部と支部のインタフェースがややこしくならない様に希望する。
　例えば現在，優秀学生表彰者の会費を支部で負担する制度を行っているが，昨年は，支部から会費を本部に振り込んでいるにもかかわらず，会員管理システムによって，本人宛てに請求書が何度も発送されてしまい、今年度は，手作業で例外措置をして請求書の発送を止めてもらっている。		 今後このようなケアレスミスが生じないよう，システムの構築に伴い基本適正業務の遂行を配慮してまいります。
2 委員の変更や宛先変更依頼がなかなか反映されず、前任者のところに何度も文書が届くといったこともあるようなので、ＯＡ化を機に配慮願いたい。 統合データベースによる一元管理となりますので，変更手続きにおける事務局の人的連絡ミスなどは最少限に抑えられると考えております。
【東京支部】　
No. ご意見 回答
1 今回の資料はかなり分厚く、サマリ版や変更のポイント版などが必要との声が支部内でも多かったです。

理事会や経営戦略委員会で配布されている変更のポイントに加えて今回の資料のサマリを追加しておけば、今後、何かと便利と考えるがいかがか。(詳細はopenになっている資料のXX参照でよい)		 ホームページで概要を紹介しておりますが，今後詳細版を作成し学会誌などでお伝えすることを考えています。
2 インフラは別にしてコンテンツの決定方針や今後のスケジュールが一番気になる。HP委員会などの実務部隊と経営戦略会議などの承認があると思うが、特に実務部隊がとこで、どのような検討をどのようなスケジュールで進めるのか、を教えて欲しい。
東京支部でもHP見直し始め、幾つか本部に同期しながら進めて行きたいと思っている。		 OAシステム更新推進委員会の下，事務局内に拡大WG，システムごとの5つのWG，タスクチームなど結成し，要件定義書の纏め(6月末），基本，詳細設計(9月中)，設計開発(12月初)を行った上，来年4月までにテストを完了し5月から本格稼動する計画でおります。
ホームページの概要で概略スケジュールを示していますのでご意見がありましたらお寄せください。
【九州支部　興　雄司　氏】　
No. ご意見 回答
1 会員サービスの向上が目標に掲げられているが、目を引くものがない。 会員サービスの向上の観点から，下記のサービスがいつでも可能となります。
  1. Webシステムにより入会申込み，会員ご自身の個人情報の変更手続きなどがオンラインで可能になります。
  2. 所属部門・支部・委員会・専門分野(キーワード)などの登録会員ごとに関連する各種情報を提供可能とします。
  3. 会員ご自身の電気学会での活動，委員会所属履歴データの閲覧ができます。
  4. 各種会議体における開催時の資料をファイルサーバの利用により関係者に限定してWeb上で閲覧可能とします。
  5. 会議室予約状況の外部からの閲覧を可能とします。
  6. 会員はWeb注文による会員価格での図書購入ができます。
  7. 論文誌送本不要の正会員を対象とした「ポイント付与制度の」導入を検討しています（時期未定）。
2 支部の立場からみるとせっかくの会員データベースが活用できる機会がほとんど無い。 部門，支部との会員データの連携は，外部への情報漏えい，改ざんなどセキュリティの面で問題発生の恐れがあり制約せざるを得ませんので,ご理解下さい。
なお，検索機能により所属分野別の情報などをオフラインで部門，支部の役職関係者に所属会員のメーリングリストなどのデータ送信することは可能となります。
3 企画委員会ででたように、「会議資料や議事録を紙で郵送したりせずに、オンライン化すべき」という意見がありましたが、これも反映されていない。 各種会議体における開催時の電子データ化された資料を関係者に限定しWeb上で閲覧可能にします。
4 会員のWebでの認証や全会員メーリングリストが可能になるのであるから、もっとはっきりしたサービスの差別化をすすめるべきである。すなわち、
  1. 会員であることから、J-STAGEでのIEEJ関係論文閲覧が割り引かれる。
  2. Webに学会誌バックナンバーを置き、会員はすべて無料でバックナンバーを閲覧可能とする。
  3. 会員対象に書籍のディスカウント販売などの宣伝をおこなう。
  4. EC等の部分的オンラインアクセス
など、この一部でも良いので明確なメリットを打ち出せるようにすべきです。
  1. 「会議室予約管理システム」が含まれていますが、この程度のシステムであればメインデータベースとの連携は必要有りません。http：/www.desknets.com/にあるソフトで30万も出せば同じようなものが作れます。これをはずしてでも、上記のような会員サービス向上の第一歩となる試みをすべきです。
会員のメリットとしては
Web上における会員個人のページにより個々の情報を提供し差別化を図ります。
  1. JSTにおける課金システムが構築された際に会員，非会員との間の料金体系に差をつける予定です。
  2. ＪＳＴでのアーカイブ化事業の動向を見極めながら今後検討いたします。
  3. 現時点でも会員の割引販売は実施しておりますが，大会開催時のディスカウントセールなどの情報は今後会員個人にWeb上にて配信することが可能になるよう検討します。
  4. JECなどを含む出版され市販している図書については，複写権などの問題があるため困難と考えます。
  5. 委員会名の連動，委員会委員数，開催記録などとのデータ連携や内部会議室の連結選択機能対応など電気学会固有の機能が必要なため，市販のソフトでは対応不可能と考えます。
5 支部もシステムを活用するように、支部会員限定ページと、支部MLを。九州支部は現在人員雇用の問題などから支部業務のオンライン化などをすすめて支出削減を進めていますが、その点で重要な要求として、
  1. 支部のページでも 会員loginで限定的にアクセスできるページがほしい。
  2. 支部全員にメールを送信するためのメーリングリストがほしい。
という点があります。これは今後他の支部でも問題にあがってくると思われる問題です。
  1. 本部のファイルサーバで支部のホームページが運用されている場合に限り，会員log-inによるアクセスは可能となります。
  2. 支部と本部の間でオフラインにて連携し,メーリングリスト作成などの提供サービスを進めていきたいと考えております。
　
6 委員会・支部役員会・理事会など、会議メンバーの情報蓄積用サービスを。
3.への回答であり、5ともリンクしますが、委員会など会議を管理する際にMLメンバーの管理だけでなく、委員会メンバーと事務局が自由に
  • 名簿
  • 議事資料の置き場
  • 議事録置き場
をWebベースで共有できるものを用意すべきです。事務局負担を減らす意味で、通常の委員会や支部に関しては幹事に管理を委託できるようにすることで、400近く委員会・支部委員会があっても管理はできるでしょう。		 会議体の関係者がファイルサーバに対し資料のアップロード，ダウンロードが出来るため，閲覧が可能になります。
ただし，アップロードや運用は各会議体に一任して行うことになります。
なお，標準化関連の会議体については，IEC文書の著作権，セキュリティー面での課題があるため，当面はは適用しないことにしています。
7 貴システムでは、研究会については350も有る委員会に対して、下記の内容のメーリングリスト用のアドレス一覧を自動的に作成できること。またアドレス一覧は，各委員会毎にグルーピングされていること。
技術委員会(約50委員会)，専門委員会(約200委員会)，標準化関係委員会(約100委員会)という仕様があります。
　これがあるのであれば、これに「各支部の幹事会」，「各支部の役員会」，「各支部の全会員」ｘ支部数，「全支部長」「全支部総務企画幹事」を自動的に作成する機能を追加することは可能ではないでしょうか？
  • 支部から依頼があれば「各支部の幹事会」，｢各支部の役員会」などのリストを作成し，責任者に配信するよう検討します。
  • 委員会毎の委員アドレス一覧を出力する機能が実装されますが，本システムは事務局本部内で利用されることを前提に開発しておりますので，支部の方が直接操作することはできません。
e-mail：jimkyoku@iee.or.jp
更新日　2004年9月13日
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