| 専門委員会運営マニュアル |
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| 【委員会の開催】 |
- 委員会の開催通知の連絡 （
 部門共通・運要5 第8条）
委員会を開催する場合は，会議室を確保のうえ，発信者名は委員長として，委員会名，日時，場所（必要に応じて交通案内を付記），議題等を記載した開催通知を，委員会の責任で委員全員に連絡してください（ 開催通知サンプルはこちら）。
開催通知は，開催日の３週間〜５週間まえを目安に連絡してください。また，開催通知の連絡を，必ず事業サービス課へも行ってください。幹事会，整理委員会等の開催についても同様に行ってください。
（注）開催通知を，事業サービス課へ連絡されませんと，委員会が開催されたことが認められないこともあり，また，お立て替えいただいた会議室使用料および茶菓代の精算をいたしかねる場合もありますので，十分にご注意願います（開催通知の写により，実際に委員会が開催されたかを照合・確認を行い代金を精算します）。
- 会議室の確保
- ＜本会会議室を利用する場合＞
本会では，現在以下のような会議室を保有しており，各委員会は無料で使用できます。委員会開催日が決まりましたら，本会会議室空き状況を本会HPの「Ｍｙページ」で確認のうえ事業サービス課にお申し込みください（MyページへログインするためのログインID・パスワードを失念した方は，総務課へお問い合わせ下さい。e-mail:
member@iee.or.jp）。
| 会議室名 |
使用時間帯 |
収容人数 |
学会本部
会議室 |
第一会議室 |
9:30〜12:00 |
13:00〜17:00 |
20名 |
| 第ニ会議室 |
9:30〜12:00 |
13:00〜17:00 |
16名 |
| 第三会議室 |
9:30〜12:00 |
13:00〜17:00 |
12名 |
| 第四会議室 |
9:30〜12:00 |
13:00〜17:00 |
12名 |
| 第五会議室 |
9:30〜12:00 |
13:00〜17:00 |
12名 |
- 経費節減のため有料会議室を確保する前に，本会会議室（市ヶ谷）の使用を，優先してください。
- 各委員会には，委員会コードが定めてあります。会議室を予約する場合は委員会コードを申し出で予約して下さい（委員会コードはこちらに掲載されています）。
- 各会議室は，連結しても使用できます。
- 会議室を予約する場合，委員会出席見込人数に見合った会議室を確保してください。
- 会議室の利用状況は，月の前半より，月の後半の方が混雑し確保しにくくなっています。
- 時間帯は，午後の方が混雑いたしますので，午前の時間帯の方が確保し易くなっています。
- 委員会の開催は，午後５時以降は避けてください。
- 会議室では液晶プロジェクタ，スクリーンの貸出しも可能です。その場合，事務局にお申し出ください。
- 本会会議室内では，無線ＬＡＮがご利用になれます。詳しくは，会議室内に設置しておりますマニュアルをご参照下さい。
- ＜本会が主に利用する外部有料会議室を利用する場合＞
- 外部の有料会議室を利用する場合は，本会本部会議室（市ヶ谷）が満室で予約が取れない場合のみ利用してください。
- 会議室空き状況の確認と予約は，各委員会で直接行い，下記外部会議室(2),(3)については，事業サービス課より正式な予約手続きを行いますので，予約が確定しましたら事業サービス課に連絡してください。
- 主に利用する有料会議室は以下のとおりですが，申込方法、会場費支払方法等については，本会ＨＰを参照ください。
- 学会はじめ下記の場所には，駐車場はありません。
(1)自動車会館
1階会議室約30名，2階小会議室28名，2階大会議室120名
〒102-0074 東京都千代田区九段南4-8-13
TEL 03-3264-4719 FAX 03-5275-9248
(2)東京トラック事業健保会館
4階第1会議室約40名，4階第2会議室20名，4階談話室12名
〒102-0081 東京都千代田区四番町5-7
TEL 03-3264-2361
(3)電設健保会館
第1会議室約54名，第2会議室20名，第1教養室12名
〒102-8421 東京都千代田区二番町4-2
TEL 03-3265-0301
(4)日本交通協会
第1会議室20名，第2会議室12名，第3会議室10名，特別会議室24名
〒100-0005 東京都千代田区丸の内3-4-1 新国際ビル9階
TEL 03-3216-4081 FAX 03-3216-4087
(5)電気倶楽部
2号室16名，3号室24名，4号室20名
〒100-0006 東京都千代田区有楽町1−12−1 新有楽町ビル10階
TEL 03-3201-0721 FAX 03-3215-8312
(6)ルーテル市ケ谷センター
第1会議室37名，第2会議室27名，第1〜2会議室連結60名，ホール200名
〒162-0842 東京都千代田区市谷砂土原町１−１
TEL 03-3260-8621 FAX 03-3260-7510
(7)寺山パシフィックビル会議室
地下会議室28名
〒105-0001 東京都港区虎の門1-23-1 寺山パシフィックビル地下1階
TEL 03-3503-7916 FAX 03-3503-7919
上記、いずれの会議室を使用する場合には，
- 会場によって時間区分がまちまちです。会場によっては両方の時間にまたがる場合は，合計額が請求されます。ご確認の上，時間設定をご検討下さい。
- 使用取消料については，会場によっては，１ヶ月前から発生します。
予約をする際には，安易な仮押さえ等はしないで下さい。
- 時間厳守にてお願いします。
- ＜上記以外の外部有料会議室を利用する場合＞
各委員会で，前記以外の有料会議室を確保された場合の利用代金は，一時各委員会でお立て替えいただきお支払いください。後日，領収書と引き換えに各部門の経費より精算させていただきます。この場合の会議室代は，経費節減のため上限20,000円程度でお願いいたします。
お立て替えいただいた代金は，本会で直接精算するか，または銀行振込といたします。
本会で直接精算する場合は，午前10時から午後5時までの間にお願いいたします。
銀行振込の場合は，領収書を添付して，振込銀行名，支店名，口座名義（フリガナをつけてください），預金の種別，口座番号を付記して事業サービス課各部門担当あてに送付してください。
外部の有料会議室を使用した際に，使用伝票に必ず委員会名および代表者名をフルネームでご記入願います。
- ＜協同研究委員会の場合＞
協同研究委員会で使用した経費（会議室使用料および茶菓代等）は，それぞれの協同研究委員会の経費でお支払いください。
本会会議室が，空室の場合は無料で使用できますが，なるべく学校，企業等の会議室を利用して下さい。
- 委員会開催の時間帯について
委員会開催の時間帯は，昼間に開催してください。経費節減のため，夜間（午後５時以降）の開催は避けてください。委員会には，遠方から出席される方のことも考慮して，終了時間は出来るだけ守るようにしてください。
- 委員会における飲物の手配
学会本部会議室を使用する場合は，会議室の前にある自動販売機（無料）をご利用ください。
事務局が主に利用する有料会議室（前項2(1)〜(7)の会議室）での出前喫茶店では，提示される伝票に委員会名と代表者署名（フルネーム）をすることで，学会事務局あてに請求関係書類が直送されますので，お立て替えの必要はありません。
その他外部の会議室を使用する場合は，会議室代の支払いと同様に一時委員でお立て替えいただき，後日，領収書と引き換えに各部門の経費より精算させていただきます。精算が銀行振込の場合は，会議室代と同様にお取扱いください。
（注）電気学会の委員会では，経費的な都合もあって，食事・アルコール類の提供はいたしません。
（本部会議室以外の場所で開催しても提供しません）
- 委員会が中止または延期になった場合
委員会が中止または延期になった場合は，その旨を委員会の責任のもとで，委員全員に通知してください。また，学会本部会議室または外部会議室を確保している場合は，必ず外部会議室と事業サービス課へ委員会が中止または延期になった旨を連絡して予約を取り消してください。特に外部（有料）会議室の取消しには，取消し時期によってはキャンセル料が発生しますので，なるべく早い時期に連絡して下さい。
- 謝礼および旅費 （ 総務・規程1-0-4）
委員会出席者の謝礼および旅費は支給されません。
- 委員会議事の報告 （ 部門共通・運要5-1 第10条）
各委員会は，決議事項等を明記した議事録を毎回作成し，それぞれ関係委員会委員に，必要な場合には関係役員に報告しなければならないことになっています。
- 議事録の作成および提出資料の保管 （ 総務・規程1-6， 部門共通・運要5-1 第10条，21条）
各委員会の議事録は，幹事の方が作成し，提出資料と議事録を保管して下さい。また，その1部を事務局保管用として，事業サービス課へ提出して下さい。
資料および議事録は，欠席者の方々へも当該委員会の責任で配布してください。
なお，委員会構成員は本会HPの「Ｍｙページ」から所属委員会の議事録等資料を公開・閲覧することができます（所属委員会委員のみ）。
委員履歴と委員会資料公開・閲覧マニュアル
（MyページへログインするためのログインID・パスワードを失念した方は，総務課へお問い合わせ下さい。e-mail: member@iee.or.jp）
- 専門委員会の定例報告 （ 部門共通・運要5-1 第12条）
- 第1種専門委員会委員長は，毎年所定の期日までに，または委員会の解散時に，所定の報告用紙に必要事項を記載して，技術委員会に提出しなければな らないことになっています。
- 第2種専門委員会委員長は，毎年3月末までに活動および予算の支出状況を， 技術委員会委員長を経由して，運営委員会に期末報告をしなければならないことになっています。
- 委員会へ資料を提出する場合
委員会へ資料を提出する場合は，各自で必要部数をご用意のうえご持参願います。なお，会議にて使用した，参考文献等の取扱いについては、委員会の責任において，回収・廃棄をお願いいたします。
- 英文名称について
現在，技術委員会の英文名称は決めてありますが，国際化に伴い各専門委員でも，英文名称を決めておくと便利かと思われます（各種職制英文名称はこちら，技術委員会英文名称はこちら）。
- 専門委員会でのアンケート調査について
専門委員会で研究調査の審議中に特定項目について，アンケート調査を行う場合は，目的，内容，対象先，送付先件数，経費（送料，印刷費等）を記載した計画書を運営委員会に提出し承認を得てください（委員会の年間経費の中に，アンケート調査費は予算計上されていません）。
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| 【専門委員会についての連絡・問合せ先】 |
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〒 102-0076 東京都千代田区五番町6-2 HOMAT HORIZON ビル８階
社団法人 電気学会 事業サービス課
TEL 03-3221-7313 FAX 03-3221-3704 e-mail iinkai@iee.or.jp
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e-mail：jimkyoku@iee.or.jp
更新日 2005年12月22日 |
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